Firma jako pirát – 2. část

Přinášíme vám pokračování článku o nelegálním softwaru. Pro připomenutí: nezáleží na tom, kdo vám nelegální software do firmy přinesl a nainstaloval, zda to bylo IT nebo některý ze zaměstnanců – vinu vždy nese firma. A to v i takovém případě, že vlastní legální software, ale používá jej větší počet uživatelů, než je licencí povolen. Pokuty jsou vysoké a vyšetřování nepříjemné. Legální software znamená v první řadě klid pro vaši duši.

Co za to chtějí
Zatímco povinnost archivace dokumentů pro daňové účely je relativně krátká, povinnost archivace pro účely důkazů o legálnosti zakoupeného software trvá po celou dobu užívání tohoto programu. Odhalení používání nelegálního software může mít pro firmu vážné následky. Nejčastěji finanční. Výrobce, který je autorem nelegálně využívaných programů, může požadovat jako pokutu za zneužití autorských práv až dvojnásobek ceny instalovaného software. Pokud chce společnost daný produkt i nadále používat, musíte si ho navíc znovu koupit. Software v hodnotě 250 000 Kč tedy může přijít až na 750 tisíc Kč.

Hrozit může i vězení
Dalšími možnými postihy je zabavení výpočetní techniky a v nejtěžších případech i možnost odnětí svobody až na pět let. Softwarové společnosti jsou však často nakloněny cestě mimosoudního vyrovnání. V něm přijdete pouze o peníze ve výši, na které se dohodnete s producentem software.

Kontrola nanečisto
Základním prostředkem, jak se bránit případnému postihu proti nečekané kontrole, je softwarový audit. Během něho provedou najatí specialisté rozbor všech počítačů ve firmě, zanalyzují jejich hardwarovou konfiguraci a zároveň zjistí veškerý nainstalovaný software. Zde se prokáže, jestli firma měla důkladně inventarizovaný software, přesně definovaná pravidla zacházení s výpočetní technikou. Vyjde bezbolestně najevo i to, zda ve firmě docházelo k instalacím software z internetu či jiných, externích zdrojů bez vědomí správce sítě. Výsledky nálezu odborníci porovnají s účetními doklady a dalšími doklady, které prokazují legální nabytí software.

Pozor na účetnictví
Velké problémy mnohdy způsobí špatně vedené či archivované firemní účetnictví. Fakturační položka „Nákup software za 3 000 Kč“ rozhodně není dokladem o nabytí čehokoli. V případě, že se tyto údaje neshodují, navrhne licenční specialista nejvhodnější způsob, jak zajistit zlegalizování software. To vám může také uspořit peníze, protože mnohé firmy nakupují programy nevhodným a finančně neefektivním způsobem. Po licenčním narovnání veškerého software dostává firma i osvědčení o provedeném softwarovém auditu.

Jak se vyznat v licencích
Podnikatelé se ovšem softwarovému auditu často brání také z jiných důvodů než finančních. Obávají se totiž, že z firemních počítačů dojde k úniku informací. Pokud si však firma zaplatí renomované auditory, tento strach nemá opodstatnění. Nechcete-li přesto investovat do softwarového auditu, měli byste mít jasno v licenční politice softwarových firem. Obecně platí pravidlo jedna licence softwaru rovná se jedna instalace na počítač plus jedna záložní kopie instalačního média. Velmi často se ale stává, že výrobce výslovně povoluje uživateli i něco navíc, například instalaci na dva počítače, ale pouze v případě, že uživatelem obou počítačů je jedna osoba a nemůže dojít k souběžnému používání obou instalací. Nicméně zde je nutné, aby to bylo výslovně uvedeno v licenční smlouvě k danému software. Jako podnikatelský subjekt má ze zákona povinnost uchovávat účetní doklady po celou dobu užívání software. Nicméně pokud proběhne kontrola policie, pak pro prokázání legality software by stačilo i originální datové médium, ovšem nikoliv už jeho záložní kopie, vypálená na domácí vypalovačce nebo zakoupená v tržnici.

Text: Zdeněk Syrový
Foto: Microsoft, archiv autora 

 

Napsat komentář